Manual de Organización de una empresa Social

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

1-    Unidad Organizativa: Junta General de Accionistas

Supervisar a: Junta General de Accionistas

Coordina con: Junta Directiva, Auditor, Gerente

Funciones Generales:

Formada por los accionistas legalmente con bocados y reunidos, es el órgano supremos de la sociedad; y es por tanto un órgano de administración y fiscalización de la marcha de la empresa. Sus decisiones son soberanas y se toman siempre bajo un formalismo regulado por las normas de sus propias estatutos de la ley levantando acta de todos ellos, y llevando registro de las mismas decisiones.

Funciones Específicas

·         Realizar actas de las Juntas Generales de  Accionistas.

·         Designar presidentes y secretario de la Junta de accionista.

·         Selección de auditores externos.

·         Toma de decisiones en cuanto a prorroga de contrato social de la disolución del aumento o disminución del capital suscrito.

·         Memoria de la Junta Directiva o del Administrador único.

·         Modificación del pacto social.

·         Emisión de obligaciones negociable o bonos.

·         Amortizaciones de acciones con recursos de la propia sociedad y emisión de certificados de goce.

·         Anunciar convocatoria para Junta General.

2-    Unidad Organizativa: Junta Directiva.

Supervisa a: Junta General de Accionistas.

Coordina con: Junta General de Accionista, Auditor, Gerente.

Funciones Generales:

Su funciones generales es la de representar a los asociación en cualquier trámite legal. Además que es la encargada de la administración de la sociedad, en todo caso, la Junta Directiva tendrá atribuciones suficientes para ordenar que se ejecuten o celebre cualquier acto o negocio comprendido dentro del objetivo social para tomar las determinación necesaria para que la sociedad cumpla sus fines.

Funciones Especiales:

·         Dirigir y controlar todos los negocios de la sociedad.

·         Elegir y remover libremente al Gerente y a su suplente y fijarle una remuneración.

·         Crear y proveer los cargos que considere necesario señalarlos.

·         Dirección y vigilancia de la Gestión.

·         Responder personal y solidariamente.

·         Convocar a reunión extraordinarias.

3-    Unidad Organizativa: Auditor

Depende de: La Junta Directiva.

Supervisa a: La Sociedad

Coordina con: La Junta Directiva, Gerente, Junta General de Accionistas.

Funciones Generales:

Comprobar en cualquier tiempo las operaciones de la sociedad por el plazo que determine el pacto social y en su defecto, por el que señala la Junta General asi como la vigilancia de los contadores y de la sociedad en general.

Funciones Específicas.

·         Cerciorarse de la constitución y vigencia de la sociedad.

·         Exigir a los administradores un balance mensual de comprobación.

·         Comprobar la existencia física de inventarías.

·         Inspeccionar por lo menos una vez al menos, los libros y papeles de la sociedad así como la existencia en caja.

·         Revisar el balance anual, rendir el informe correspondiente y autorizarlo al darle su aprobación.

·         Someter a conocimiento de la administración social, hacer que se inserten en la agenda de la Junta General de Accionistas los puntos que crea pertinentes.

·         Convocar a Juntas Generales ordinarias y extraordinarias en caso que los juzgue convenientes.

·         Asistir con voz, pero sin voto a las Juntas Generales de Accionista.

4-    Unidad Organizativa: Gerente.

Depende de: Junta Directiva.

Supervisa a: Sub-Gerente.

Coordina con: Sub-Gerente, Auditor, Junta Directiva.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se le presta así como consérvalos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos

·         Cumplir correspondiente reglamento interno.

Funciones Específicas:

·         Supervisar a todos los empleados, su desempeño.

·         Supervisar específicamente como está el funcionamiento en el establecimiento.

·         Conocer la mercancía disponible.

·         Conocer la necesidad del negocio.

·         Atender los reclamos de los clientes.

·         Promover el buen desarrollo y funcionamiento de la empresa.

·         Realizar planes de negocio.

·         Estimular a los empleados a progresar.

·         Dirigir el establecimiento y que este funcione de acuerdo a los fines de la empresa.

5-    Unidad Organizativa: Sub-Gerente.

Depende de: Gerente

Supervisa a: Vendedor, Cajero, Contador, Bodeguero, Ordenanza.

Coordina con: Gerente, Vendedor, Cajero, Contador, Bodeguero, Ordenanza.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se le presta así como consérvalos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno

Funciones Específicas:

·         Reemplazar al Gerente en las actividades desarrolladas por el mismo cuando él se encuentre ausente.

·         Brindar al trabajador los instrumentos adecuados y materiales primas necesarias para la realización del trabajo.

·         Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los empleados.

·         Entablar excelente relaciones con los empleados.

·         Conocer las necesidades del negocio.

·         Conocer la mercadería disponible.

·         Tomar decisiones de pequeña importancia.

·         Atender reclamos de los clientes.

·          

6-    Unidad Organizativa: Vendedor.

Depende de: Sub- Gerente y Gerente.

Coordina con: Sub-gerente, cajero, contador, bodeguero, ordenanza.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa

·         Observa buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se les presta así como conservarlos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno

Funciones Específicas:

·         Se encarga de ordenar el producto de manera llamativa.

·         Promocionar y vender el producto.

·         Conocer el mercado relacionado con el producto de la empresa.

·         Saber técnicas persuasivas.

·         Colocar el producto en la sala de venta.

·         Procurar la venta del producto antes que se desfase.

·         Asesorar al cliente.

·         Conocer el producto.

·         Cumplir las metas de ventas que se le son proporcionadas.

·         Hacer pedidos

·         Elaborar presupuestos

7-    Unidad Organizativa: Cajero.

Depende de: Sub-gerente y Gerente.

Coordina con: Sub-gerente, contador, bodeguero, ordenanza, vendedor.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se les presta así como conservarlos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno.

Funciones Específica:

·         Cobro de los productos.

·         Embolsar el producto.

·         Control de precios, ingresarlos al sistema, etc.

·         Realizar cortes de caja.

·         Recepción de efectivo en la caja registradora.

·         Elaboración de facturas.

·         Recepción de productos por parte de los proveedores a las computadoras.

·         Realizar conteo diario por turno

·         Responsable de las transacciones con tarjetas de crédito.

·         Elaboración de pruebas para verificar que el dinero no es falso.

8-    Unidad Organizativa: Contador.

Depende de: Sub-gerente, Gerente.

Coordina con: Sub-gerente, vendedor, cajero, bodeguero, ordenanza.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se les presta así como conservarlos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno.

Funciones Específicas:

·         Elaborar balance general y de comprobación.

·         Llevar los libros de la sociedad.

·         Realizar estados de pérdidas y ganancias.

·         Declaración de renta.

·         Elaborar planillas de sueldo.

·         Pago de luz y agua.

·         Realizar conciliación bancaria.

·         Realizar estados financieros.

·         Presentar todos los documentos que el ministerio de hacienda pida.

·         Elaborar libro diario y libro mayor.

·         Calcular depreciaciones y amortizaciones.

·         Llenar todo tipo de documento relacionado con la contabilidad.

9-    Unidad Organizativa: Bodeguero.

Depende de: Sub-gerente, Gerente.

Coordina con: Sub-gerente, vendedor, cajero, contador, ordenanza.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se les presta así como conservarlos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno.

Funciones Específicas:

·         Recibir pedidos.

·         Elaborar inventario.

·         Conocer la mercadería disponible.

·         Despachar la mercadería que es llevada al establecimiento de venta.

·         Registrar los movimientos de mercadería en tarjeta de kardex.

·         Cuidar que no se roben la mercadería.

·         Ordenar la mercadería en bodega.

10-      Unidad Organización: Ordenanza.

Depende de: Sub- Gerente y Gerente.

Coordina con: Sub-gerente, Vendedor, Cajero, Contador, Bodeguero.

Funciones Generales:

·         Desempeñar el trabajo convenido.

·         Obedecer las instrucciones que reciban.

·         Desempeñar el trabajo con diligencia y eficiencia.

·         Guardar rigurosa reserva de los secretos de la empresa.

·         Observar buena conducta.

·         Entregar en buen estado los materiales y herramientas que se les presta así como conservarlos en buen estado y no usarlos para fines distintos a los establecidos.

·         Cumplir con el correspondiente reglamento interno.

Funciones Específicas:

·         Barrer.

·         Trapear.

·         Recoger Basura.

·         Limpiar las Vitrinas, góndolas, Vidrios.

·         Desvaciar los basureros.

·         Lavar el trapeador o mopa.

·         Sacudir para evitar el polvo.

·         Quitar telas de araña.

·         Abrir y cerrar las puertas del negocio.

·         Tener las llaves de todas las puertas de los negocios.

·         Mantener limpio el establecimiento.